【咨询内容介绍】

广州,梅州ISO9000认证管理咨询,会议管理制度
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佛山市顺德区西科电器有限公司

会议管理制度

 

1．目的：

为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。

2．适用范围：

公司例会、专题会议(攻关、案例分析等)和临时召集的会议（出现重大异常不能解决的等）。

3．权责：

3.1会议召集人

3.1.1 确定会议主题、会议主持人、参加人员；

3.1.2 确定会议地点。

3.2会议主持人

3.2.1 确定会议通知人、记录人；

3.2.2 确定会议议程；

3.2.3 准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；

3.2.4 确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：开小会﹑逃避责任﹑急于了事﹑故意刁难﹑恶意攻击和专横自大等；

3.2.5 平衡发言，发挥群体力量，确保与会人员充分发表意见；

3.2.6 善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；

3.2.7 会议召开时间及议程变更的要事前协调；

3.2.8 会议纪律的监督、违约行为的处理；

3.2.9 会议记录的签核；

3.2.10 会议决议或对策实施效果的跟踪验证。

3.3会议通知人

3.3.1 发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知）；

3.3.2 会议通知采用书面形式通知，被通知人或其授权代理人应在通知单上签字确认（如通知时间离开会时间在4个工作小时内，可采用电话通知）；

3.3.3 会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；

3.3.4 异常状况发生后须10分钟内知会会议主持人；

3.3.5 会议因故取消或延迟及议程变更须提前30分钟通知相关人员。

3.4会议记录人

3.4.1 提前十分钟做好会场准备(电脑系统或音响、投影调试等)，会议结束后及时整理会场；

3.4.2 组织签到（列席人员不需签到），发放并收回《会议签到表》，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；

3.4.3 现场记录会议内容，会议结束后4个工作小时内须整理完成会议记录、决议，报主持人审核签字并发至各相关部门/人，会议记录和会议签到表一同存档备查；

3.4.4 会议结束时公布违规情况。

3.5参会人员

3.5.1 根据会议主题，事前准备相关资料和发言准备；

3.5.2 准时参加会议；临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前30分钟向会议主持人请假并征得主持人同意，经会议主持人同意方可委托职务代理人参加；

3.5.3 紧急会议在会后2个工作小时内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神；

3.5.4 按会议决议规定，落实会议决议并做好工作记录。

4．会议内容：

4.1会议要求：

4.1.1 与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；

4.1.2 与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备(会议开始前未签到的视为迟到) ；

4.1.3 与会人员会议期间将手机关机或调为振动、静音状态；

4.1.4 会议期间禁止吸烟；

4.1.5 会议期间，如有紧急来电必须接听或遇紧急事件需要处理时，应知会主持人同意后，离开会场接听或处理，且时间不超过10分钟；

4.1.6 会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关

事宜；

4.1.7 需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；

4.1.8 每位与会人员只有一次发言机会，特殊情况需二次发言的，必须先征得主持人同意后方可发言，否则，主持人有权予以制止； 

4.2管理约定：

4.2.1 会议迟到以主持人开始发言为准，迟到10分钟内，乐捐10元；迟到10到30分钟，乐捐20元；迟到30分钟以上按旷会论处，乐捐30元/次；请假需安排代理参加，但代理不代责；

4.2.2 未经会议主持人同意私自早退会议的，早退10分钟内，乐捐10元；早退10到30分钟，乐捐20元；早退30分钟以上按旷会论处，乐捐30元/次；

4.2.3 会议记录人未在会后2个工作小时内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关部门的，会议记录人每次为员工基金捐出10元；

4.2.4 未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，每逾期2个工作小时为员工基金捐出10元/项，若因此给公司造成损失的，按照相关规定追究责任；

4.2.5 会议延迟5分钟以内的，主持人作检讨；会议延迟5分钟以上，10分钟以内的，主持人捐款5元/次；会议延迟10分钟以上的，主持人捐款20元/次（以会议通知或会议延迟通知为准，每次会议只能申请延时1次）；

4.2.6 会议应在规定时间内完成，最多不超时10分钟；超过会议时间10分钟以上15分钟以内的，主持人捐款10元/次；会议延迟15分钟以上的,主持人捐款20元/次；会议超时30分钟以上的，会议主持人捐款100元，且深刻检讨会议议程安排和会议主持；

4.2.7 会议期间手机或其它铃声响的，责任人每次为员工基金捐出10元；

4.2.8 在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重每次为员工基金捐出100-500元；

4.2.9 违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，责任人每次为员工基金捐出10元； 

4.2.10 会议主持人不得擅自调整例会时间，否则处以主持人向员工基金乐捐100元/次，更不得擅自取消例会，否则处以主持人向员工基金乐捐200元/次，客观特殊情况不能召开例会的，须经总经理同意方可调整或取消；

4.2.11所有处罚当场开具《奖捐单》交责任人签名确认,拒不当场签认的,双倍处罚。所有捐款全部统一纳入公司员工基金，用于员工福利支出。

5．附则：

5.1 本制度由行政部负责制订、修改、解释；

5.2 对属于本制度所适用的范围，各类专项会议制度根据实际情况做出的规定参照本制度进行处理；

5.3 本制度自签发生效之日起颁布实施。

6．附件：

6.1  《会议通知/签到表》 

6.2  《会议记录表》      

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更新时间：2014/5/22 15:29:41